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降低采购成本——如何正确的询价?

来源:德客易采 | 发表时间: 2019-07-08 阅读:301
摘要:"成本"是采购人员心里"永远的痛", 那时因为采购人员无时无刻不在面临成本的压力。企业营运的主要目标是为股东创造最大的财富利益, 所以, 经营者在审核年度绩效时, 投资回报率便成了最好的参考数字。

"成本"是采购人员心里"永远的痛", 那时因为采购人员无时无刻不在面临成本的压力。企业营运的主要目标是为股东创造最大的财富利益, 所以, 经营者在审核年度绩效时, 投资回报率便成了最好的参考数字。



成本对企业的影响


虽然投资回报率有不同的计算方式, 最普通的表示方法如下:


利润率代表了相对于收益,企业对成本控管的能力。而资产周转率则反映出管理层对企业可用资产有效利用的能力。所以,企业管理层可透过三个方面来达到增加投资回报率:(1)降低销售成本;(2)利用现有资产来增加销售业绩;或(3)综合以上两项。


根据统计资料显示,在制造业中,对原料,零配件。机器设备的采购金额平均占总销售额的50%。换句话说,任何通过采购所节省的费用都是对利润的直接贡献。我们来看以下的一个例子:假设一家公司花费总收益的50%于采购物料,其税前纯利润为10%;每销售100元。利润为10元, 而物料成本是50元, 其它开销占40元。此外,假设所有的成本费用都随着销售变动,其损益情况如下:


销售:¥100


生产成本:采购 ¥50/其它 ¥40


税前利润:¥10


如果这家公司想多赚一元, 相当于将利润率增加10%, 则销售额必须提高到110元才能实现。采购以及其它开销则相对各要提高至55元和44元。新的损益情况如下:


销售:¥110


生产成本:采购 ¥55/其它 ¥44


税前利润:¥11


如果这家公司采取将采购成本有50元降低至49元的方法,那么仅仅2%的采购成本节省同样可以达到将利润率增加10%的目的。在这一例子中反映出采购成本降低2%与销售额增长10%对税前纯利润的影响是对等的。但是,增加销售额则要多付出5倍于降低采购成本的努力,而且采购成本占总销售额比例越高,两者的比例也就越明显。


销售:¥100


生产成本:采购 ¥49/其它 ¥40


税前利润:¥11


如何计算成本的降低


成本的降低包含了分析目前的产品,服务,合约,制造程序等,以决定是否有任何可能的改变能够降低成本。所有比前一次减少的付款部分都可视为成本的降低。简单的计算方法有以下几种:


1. 单价降低的金额 = 原单价 - 新单价


2. 成本降低 = (原单价 - 新单价)x 一次采购数量 (或年采购量)


3. 成本降低与预计目标之差异 = 实际成本降低金额 (每单位或每年) - 预计成本降低金额 (每单位或每年)


如果某公司在本年度对于某一型号螺丝的采购单价是每颗只5。8元, 年度总采购量为一千万颗, 但是,前一年每千颗的采购单价是6。0元,于是,我们可以得到该公司在此螺丝的单价上有每千颗0。2元的节省, 而总成本降低金额为一年2,000元 (0。2元/千颗X10,000千颗)。


相对于成本降低,另一比较容易混淆的概念是成本规避(Cost Avoidance)。有些时候,价格的上涨并不是采购人员所能控制的, 为了避免公司在物料或供应商于未来价格上涨中遭受冲击, 采购可采取一些措施, 如签定价格保障合约;涨价前多备库存等。至于这种做法是否列入成本降低的的范围,各家公司做法和看法各不相同。


降低采购成本的方法


成本降低可从许多方面来实施, 但是,在进行成本降低的同时必须要了解, 成本降低的主要目的是在于找出 并减少不必要的成本部分, 并且在不影响产品质量的前提下, 将成本做最有效的分配利用。任何与此原则相违背的决定,都值得深思熟虑。


集权采购(Centralized Purchasing)便是很有效的降低成本的方法之一。将各部门的需求集中起来,采购单位便可用较大的采购量作为砝码得到较好的数量折扣价格。规格标准化后, 可取得供应商标准品的优惠价格, 库存量可以相对降低。如此,行政费用的支出也会因采购统一作业而减少, 采购部便可以有更多的时间将资源用在开发新的供应商。


可是,集权采购或许会给人一种僵化,没有弹性的感觉。因此,另一中较为折中的方法是由使用量最多的单位来整合所有采购数量,并负责主导采购议价。这除了可以拥有与集权采购相同的数量优势之外, 更能促进采购部门与使用部门的紧密合作,充分掌握使用部门的需求状况。其它如由各相关部门代表组成的产品委员会;联合采购;长期合约以及采购产品生命周期所需的总需求量合约等, 都是可以交互使用的。


利用价值分析也是降低成本的重要方法之一。将产品设计简化从而降低生产成本;使用替代性材料和相应的生产程序。另外,采用提供较佳付款条件的供应商;采购二手机器设备;运用不同的议价技巧;选择具价格优势的运输公司或考虑改变运输方式等也可达到降低成本的目的。当然,交货期是否足够等其它影响因素必须事先确认,并做出综合决策。

此外,还可利用具有高风险的采购策略, 如商品期货操作,采购材料超出目前或将来的需求以次争取价格优势的投机采购。基本上,任何可以节省费用的手段都应该是采购值得考虑的对象, 但必须是合情,合理,更要合法, 有利于供应商的伙伴关系。至于上述何种方法应该优先采用,何种方法更好,则需要采购人员运用自己的专业技能和工作经验加以综合判断和灵活运用。


如何正确的询价?


“询价(Request for Quotation)”是采购人员在作业流程上的一个必要阶段。在接到请购单、了解目前库存状况及采购预算后,通常最直接的反映就是马上联络供应商。如果这是常态性的采购,需求的形态又是属于标准零件,对于供应商来说比较不会有问题。但是在新产品开发时,对于那些不属于标准品的部分,询价的时候就必须要特别注意是否有提供供应商足够的资料,来方便其报价作业。为了避免日后造成采购与供应商各说各话,以及在品质认知上的差异,对于询价时所应提供资料的准备上就不能马虎。因为完整及正确的询价文件可帮助供应商在最短的时间提出正确、有效的报价。一个完整的询价文件至少应该考虑包括下列几个主要的部分。



一、询价项目的"品名"与"料号"


首先,询价项目的"品名"以及"料号"是在询价单上所应比备的最基本资料。供应商必须知道如何来称呼所报价的产品,这即是所谓的"品名"以及其所代表的"料号",这也是买卖双方在日后进行后续追踪时的一个快速查办以及检索的依据。料号因为在每一客户中有其独特的代表性,在使用上要特别注意其正确性。有些大型公司的料号动辄多达十多个位数,其中更包括有数字及英文字母在内。料号中一个位数的不同可能就是版本的不同,甚至可能变成另一个产品的料号。品名的书写应尽量能从其字面上可以看出产品的特性与种类为佳。


二、询价项目的"数量"


通常供应商在报价时都需要知道买方的需求量,这是因为采购量的多寡会影响到价格的计算。数量资讯的提供通常包括有"年需求量"、"季需求量"甚至"月需求量";"不同等级的需求数量",如数量为500K,1M,3M等等;每一次下单的大约"订购数量";或产品"生命周期的总需求量"。除了让供应商了解需求量及采购的形态外,也可同时让供应商分析其自身产能是否能应付买方的需求。


在询价时买方通常都有一个通病,那就是怕量少而无法得到好价格,便把需求量或采购量予以"膨胀"。此时,虽然采购能够获得短期的利益,就算拿到了量产的价格,如果在真正进行采购后,无法达到报价的预期数量时,供应商不是提高价格,便是在其他方面减少对客户的服务,或停止供应,到头来得不偿失的还是自己。因此,对需求量的资讯应很实在的与供应商沟通,同时采购也可拿出市场预测来说服供应商,如此才能达到长期配合、持续供货的目的。


三、询价项目的"规格书"


规格书是一个描述采购产品品质的工具,应包括最"新版本"的工程图面、测试规格、材料规格、样品、色板等有助于供应商报价的一切资讯。工程图面必须是最新版本,如果图面只能用于估价也应一并在询价时注明。如为国际采购,如果原始工程图面为英文之外的语文如德文、法文、日文等,也应附上国际通用语言英文的译名,以双语(Bilingual)形式呈现以利沟通。若工程图面可以利用电子档案方式提供,则必须向供应商询问其接受的程度,在提供时应注意以国际共通的档案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等,以方便供应商转换图档。不过,在利用电子邮件传递档案的同时,最好也同时提供一份清楚绘在图纸上的工程图面,以避免在档案传递时所可能发生的资料误失。


四、询价项目的"品质"要求


表达询价项目品质规范要求的方式有许多种,通常可以使用以下几种方式呈现。采购人员很难单独使用一种方式便能完整表达对产品或服务的品质要求,应该依照产品或服务的不同特性,综合使用数种方式来进行。


1、品牌(Brand or Trade Names):一般而言,使用品牌的产品对采购而言是最轻松容易的,不仅能节省采购时间、降低采购花费,也同时能降低品质检验的手续,因为只需确认产品的标示即可。不过,具有品牌的产品其价格通常也比较高,购买数量不多时使用品牌方式采购反而比较有利。


2、或同级品("Or Equal"):其意义指的是具有能达到相同功能的产品,决定是否允许使用可替代的同级品报价也应在询价时注明,同级品的确认使用必须要得到使用单位的接受。


3、商业标准(Commercial Standard):商业标准对于产品的尺寸、材料、化学成分、制造工法等等,都有一个共通的完整描述。对于一般标准零件如螺丝、螺帽、电子零组件,使用商业标准可以免除对品质上的误解。


4、材料与制造方法规格(Material or Method-of-Manufacture Specification):当对材料或制造方法有特定的要求时,必须注明其适用的标准。如果要求注明为DIN欧规时,其相对应的CNS或JIS规格也最好能予以注明。


5、性能或功能规格(Performance or Function Specification):此类型规格较常用于采购高科技产品以及供应商先期参与(Early Supplier Involvement, ESI)的情况中。供应商只被告知产品所需要达到的性能或功能,至于如何去制做方能达到要求的细节部分,则留给供应商来解决。


6、工程图面(Engineering Drawing):工程图面是最能用来描述所需要产品品质,其内容除了必须要清晰外,对尺寸公差的精确性也不能忽略。


7、市场等级(Market Grade):通常用于商品如木材、农产品、烟草、食品等方面的品质要求,由于市场等级的划分界线无法很明确的被一般人所辩识,采购人员通常会被要求具有如何鉴定所购产品是属于何种时常等级的能力。


8、样品(Sample):这是一种懒人的作法,样品的提供对供应商了解买方的需求有很大的帮助,尤其是对颜色、印刷、与市场等级的要求上使用的比较普遍。


9、工作说明书(Statement Of Work, SOW):主要使用于采购服务项目类如中央保全、大楼清扫、废弃物处理、工程发包等,一份完整的工作说明书除了应该简单明了外,对于所应达到的工作品质也应尽量以量化的方式来规范其绩效的评估。工作说明书的内容必须能保障买方能获得满意的服务,也同时要能保留足够的弹性,让供应商来发挥创造工作上的附加价值。

编辑 | 德客易采合作商户 (耿经理)
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